INTRODUZIONE

Negli ultimi mesi, molti Comuni si sono trovati a dover indicare, all’interno della piattaforma PADigitale dedicata alle richieste di finanziamento PNRR, il nominativo del Responsabile della conservazione. Questa richiesta ha sollevato molte domande su chi siano queste figure e quali siano le loro mansioni. Per comprendere appieno il contesto, è importante partire dal ruolo del Responsabile per la Transizione Digitale (RTD), una figura dirigenziale, centrale nella Pubblica Amministrazione.

Il RTD ha il compito di guidare e coordinare operativamente la trasformazione digitale dell’Ente, promuovendo lo sviluppo di servizi pubblici digitali e favorendo modelli di relazione più trasparenti e partecipativi con cittadini e imprese.

All’interno di questo quadro di innovazione e digitalizzazione si collocano poi altre figure fondamentali, quali il Responsabile della conservazione, il Responsabile del servizio di conservazione e il Responsabile della gestione documentale. Questi profili sono disciplinati dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, in vigore dal 1° gennaio 2022, che definiscono con chiarezza l’organizzazione necessaria per gestire correttamente il ciclo di vita dei documenti digitali. La loro attività è cruciale per garantire la validità giuridica e la conservazione a norma dei documenti prodotti dall’Amministrazione.

La corretta gestione documentale è ormai parte integrante della quotidianità amministrativa: ogni dipendente deve conoscerne le regole di base e saperle applicare, per contribuire al successo della trasformazione digitale in atto. Comprendere le responsabilità di queste figure non è solo un adempimento normativo, ma un passo fondamentale per costruire una Pubblica Amministrazione moderna, efficiente e vicina ai cittadini.

CHI È E COSA FA IL RESPONSABILE DELLA TRANSIZIONE DIGITALE

Il Responsabile per la Transizione Digitale (RTD) è la figura strategica incaricata di guidare e coordinare il percorso di digitalizzazione all’interno della Pubblica Amministrazione.

Le sue principali funzioni sono:

• assicurare l’adozione di soluzioni tecnologiche innovative da parte dell’Ente;

• promuovere assetti organizzativi efficaci per migliorare i servizi digitali;

• garantire l’accessibilità, l’efficienza e l’interoperabilità dei servizi digitali;

• assumere il ruolo di responsabile dell’Ufficio per la Transizione al Digitale (UTD).

La nomina del RTD è obbligatoria ai sensi dell’art. 17 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) ed è indicata come obiettivo strategico all’interno del Piano Triennale per l’informatica nella PA 2024–2026.

Negli Enti locali privi di posizioni dirigenziali, le funzioni del RTD possono essere attribuite a dipendenti in posizione apicale o a titolari di incarichi di elevata qualificazione. Tali funzioni possono anche essere esercitate in forma associata, attraverso convenzioni o mediante l’Unione di Comuni.

Gli Enti locali devono anche individuare un Ufficio per la Transizione al Digitale (UTD), a cui competono le attività di riorganizzazione dei processi interni, al fine di costruire un’Amministrazione digitale e trasparente, con servizi di qualità e facilmente accessibili, garantendo efficienza ed economicità.

CHI È E COSA FA IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Il Responsabile della conservazione è colui che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.

La nomina del Responsabile della conservazione è obbligatoria, secondo quanto disciplinato dalle Linee Guida dell’AgID, e per gli Enti locali questa figura va identificata in un funzionario o dirigente interno, formalmente nominato e dotato di adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.

Questo ruolo può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica, la quale deve:

• coordinare il processo di conservazione e ne deve garantire, nel tempo, la corretta funzionalità;

• rispondere direttamente dei documenti, è la persona di riferimento in caso di controlli;

• definire i requisiti del sistema di conservazione,

• garantire che il processo sia sempre a norma di legge,

• monitorare la funzionalità del sistema di conservazione.

Il processo di conservazione può essere svolto sia all’interno che all’esterno della struttura organizzativa dell’Ente.

La responsabilità giuridica sui processi di conservazione è sempre in capo a chi viene formalmente designato come Responsabile della conservazione anche quando vengono affidate, in tutto o in parte, a un conservatore esterno le attività e le funzioni correlate.

È molto importante non confondere il Responsabile della conservazione con il Responsabile del servizio di conservazione, e nemmeno con il Responsabile della gestione documentale.

CHI È E COSA FA IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE

Il Responsabile del servizio di conservazione è colui al quale vengono affidati i documenti informatici affinché siano conservati. Si tratta di un professionista in grado di pianificare, coordinare e controllare tutte le attività relative alla conservazione digitale. Deve anche essere in grado di garantire la conformità alle norme in materia di privacy e protezione dei dati personali, e di gestire la sicurezza delle informazioni digitali.

Il Responsabile del servizio di conservazione deve:

• assicurare la completezza, l’integrità, l’accessibilità e la leggibilità dei documenti digitali conservati;

• monitorare e valutare costantemente le attività di conservazione digitale;

• adottare le misure necessarie per garantire che i documenti digitali siano conservati in modo sicuro e che siano rispettati i criteri stabiliti dalle norme e dalle linee guida.

Dal 1° gennaio 2022 AgID ha attivato un registro, il Marketplace dei Conservatori pubblicato su conservatoriqualificati.agid.gov.it, che riunisce i soggetti che possono erogare il servizio di conservazione agli Enti locali. Qualora il servizio dovesse essere affidato a soggetti non presenti nel registro dei conservatori iscritti, gli Enti locali hanno l’obbligo di trasmettere ad AgID i relativi contratti entro trenta giorni dalla stipula affinché l’Agenzia possa svolgere le attività di verifica dei requisiti generali.

CHI È E COSA FA IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

Il Responsabile della gestione documentale (o Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi) è stato introdotto dall’art. 61 del DPR n. 445/2000 che dispone per le Pubbliche Amministrazioni l’istituzione all’interno delle aree organizzative omogenee (AOO) identificate di un apposito servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica.

Il Responsabile della gestione documentale deve:

• predisporre lo schema del manuale di gestione documentale;

• predisporre il piano per la sicurezza informatica;

• definire i criteri minimi per il trattamento del documento informatico;

• gestire la tenuta del protocollo informatico;

• occuparsi della produzione del Pacchetto di versamento.

Le Linee guida AgID prevedono la nomina, all’interno di ciascuna AOO, del Responsabile della gestione documentale e del suo vicario, per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo; e per gli Enti con più AOO, del Coordinatore della gestione documentale nonché del suo vicario. Inoltre, ribadiscono che il ruolo del Responsabile della gestione documentale possa essere svolto dal Responsabile della conservazione.

GLI OBBLIGHI PER GLI ENTI LOCALI

I Comuni devono attenersi alle seguenti misure:

• nomina del Responsabile per la Transizione Digitale (RTD) e individuazione del relativo Ufficio per la Transizione Digitale (UTD);

• gestione appropriata dei documenti sin dalla loro formazione, per garantire il corretto adempimento degli obblighi amministrativi, giuridici e archivistici, come previsto dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (par. 1.11);

• gestione dei flussi documentali mediante aggregazioni documentali informatiche, come specificato nel paragrafo 3.3;

• nomina dei ruoli e delle responsabilità previste ai paragrafi 3.1.2 e 4.4;

• adozione del Manuale di gestione documentale e del Manuale di conservazione, come specificato ai paragrafi 3.5 e 4.7;

• pubblicazione dei provvedimenti formali di nomina e dei manuali in una parte chiaramente identificabile dell’area «Amministrazione trasparente», prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013, Disposizioni generali → Atti generali → Documenti di programmazione strategico-gestionale);

• rispetto delle misure minime di sicurezza ICT, emanate da AGID con circolare del 18 aprile 2017, n. 2/2017;

• rispetto delle in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 32 del Regolamento UE 679/2016 (GDPR);

• trasferimento dei documenti al sistema di conservazione, ai sensi del paragrafo 4 e dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD.

Nel nuovo Piano Triennale per la PA 2024-2026 è stato fissato il raggiungimento di due importanti target:

1. entro giugno 2025: “Il 100% delle Amministrazioni dovrà avere adottato e pubblicato in Amministrazione Trasparente il manuale di gestione documentale, la nomina del Responsabile della gestione documentale per ciascuna AOO e qualora siano presenti più AOO la nomina del Coordinatore della gestione documentale”;

2. entro giugno 2026: “il 100% delle Amministrazioni dovrà avere adottato e pubblicato in Amministrazione Trasparente il manuale di conservazione e la nomina del Responsabile della conservazione”.

CONCLUSIONI

L’efficace attuazione della transizione digitale nella Pubblica Amministrazione passa attraverso il riconoscimento e la valorizzazione delle figure chiave coinvolte nella gestione documentale e nella conservazione digitale. Non si tratta di meri adempimenti normativi, ma di una vera e propria riorganizzazione operativa degli Enti.

La nomina del RTD, del Responsabile della conservazione, del Responsabile del servizio di conservazione e del Responsabile della gestione documentale, rappresenta un passo indispensabile per garantire la qualità, la sicurezza e la trasparenza dei processi amministrativi digitali. Solo assicurando la presenza di competenze qualificate, documenti aggiornati e sistemi conformi alle Linee Guida AgID, i Comuni potranno adempiere agli obblighi previsti e raggiungere gli obiettivi del Piano Triennale per l’informatica nella PA 2024–2026.

Il percorso è tracciato: ora occorre proseguire con determinazione, investendo nelle persone, nei processi e nelle tecnologie, affinché la digitalizzazione diventi davvero un’opportunità di crescita per l’intera Amministrazione Pubblica.